Amendementen

Algemeen
Amendementen op eerder beoordeelde studies dienen door de oordelende METC te worden getoetst. 
Van belang bij de beoordeling van een inhoudelijk amendement is de eventuele extra belasting voor de proefpersoon.

Contracten en amendementen op contracten

Contracten en amendementen op contracten moeten eerst ter beoordeling naar de jurist van MST worden gestuurd (mr. H ten Vergert, Mariastraat 16, 7574ZM Oldenzaal). Hierbij is een onderlegger verplicht waarin o.a. het volgende vermeld staat: korte titel onderzoek, protocolnummer/IDnummer protocol, naam en adres firma, naam en specialisme onderzoeker MST.

Substantieel of niet
De verrichter bepaalt of een wijziging substantieel is. Niet- substantiële amendementen hoeft u slechts aan de toetsingscommissie te melden en hoeven niet beoordeeld te worden.
Er is sprake van een substantiële wijziging als de wijziging effect heeft op:

Indiening
1. aanbiedingsbrief
Bij het aanbieden van een amendement moet in de aanbiedingsbrief worden aangegeven:

Klik hier voor de aanbiedingsbrief.

2. protocol en proefpersoneninformatie
De gewijzigde passages in het protocol en indien van toepassing in de patiënteninformatie moeten duidelijk vermeld of gemarkeerd zijn (bijvoorbeeld door digitale onderstreping/arcering/‘wijzigingen bijhouden’). Voor de indiening van een amendement dat niet substantieel is, dienen de gewijzigde documenten in drievoud aangeleverd te worden, waarbij de wijzigingen in de documenten zichtbaar in de documenten zijn weergegeven (m.u.v. het ABR-formulier). Voor het dossier ontvangt de commissie ook graag één opgeschoond exemplaar.
Aantal exemplaren
Afhankelijk van de inhoud van het amendement is, of een deel van (6-voud) of de gehele commissie (20-voud) de stukken moeten beoordelen. Neem hierover altijd eerst contact op met de METC. Ook hier graag een opgeschoond exemplaar voor het dossier.
3. ABR
Bij een wijziging in het protocol die consequenties heeft voor vragen uit het ABR- formulier, dient een nieuw ABR formulier te worden ingediend. Dit kunt u online aanpassen en uitprinten.
4. termijn
Amendementen die niet substantieel zijn worden door de METC in beginsel wekelijks door het dagelijks bestuur afgehandeld. Substantiële amendementen moeten door de gehele commissie worden beoordeeld en worden derhalve besproken in de vergadering. De afhandeling hiervan duurt hierdoor langer.

Geneesmiddelenonderzoek
Voor geneesmiddelenonderzoek is het aan u als verrichter/sponsor om te bepalen of er sprake is van een substantieel amendement. Per 1 maart 2006 geldt voor geneesmiddelenstudies dat alleen substantiële amendementen aan de oordelende METC voorgelegd dienen te worden. Alleen voor een substantieel amendement is een nader oordeel nodig.
En nieuw deelnemend centrum is een substantieel amendement en moet dus ter beoordeling naar zowel de toetsingscommissie als de bevoegde instantie. Er moet (oa) een gewijzigd ABR-formulier worden ingediend, en ook de lokale uitvoerbaarheidsverklaring van het toe te voegen centrum. Staat het betreffende centrum al genoemd in het ABR-formulier? Dan is het nog steeds een substantieel amendement. Alleen hoeft nu bij de in te dienen documenten geen gewijzigd ABR-formulier te worden gevoegd.

Een substantieel amendement dient ook bij de CCMO te worden ingediend ter verkrijging van een verklaring van geen bezwaar. Wij raden u aan om de documenten bij beide instanties gelijktijdig in te dienen. De beoordelingstermijn voor een substantieel amendement bedraagt voor de METC 35 dagen en voor de CCMO 14 dagen.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Geneesmiddelenonderzoek: uitgebreide informatie

‘Clinical Research with medicinal products in the Netherlands’

3.1 Amendments to the protocol

3.1.1 Substantial amendments

During the trial, the sponsor may amend the protocol. The sponsor will decide if an amendment is substantial or not. If the amendment is substantial, it must be submitted to the accredited Ethics Committee. The amendment may only be implemented after a positive decision of the aEC. The competent authority (CCMO/Minister of Health, Welfare and Sport) will receive a notification that consists of the completed amendment form and the adjusted original XML file containing the application form, if applicable. All amendments will be primarily assessed by the aEC.

The competent authority will confirm the receipt of the amendment notification, which without further information can be interpreted as no grounds for nonacceptance.

Substantial amendments to the trial have a significant impact on:

• The safety or physical or mental integrity of the subjects;

• The scientific value of the trial;

• The conduct or management of the trial; or

• The quality or safety of any investigational medicinal product used in the trial.

The list of potential substantial amendments presented below should function as guidance and should explicitly not be seen as fixed. For instance a planned design or dosage change in a study with an adaptable design (if approved a priori in this way by the accredited Ethics Committee) are not substantial amendments, as these were foreseen and approved by the ethics committee. It is strongly recommended to use this procedure to limit the number of amendments that have to be evaluated by the aEC.

Amendments related to the study Applicable

1 Purpose of the trial

2 Design of the trial

3 Informed consent

4 Recruitment procedure

5 Measures of efficacy

6 Schedule of samples

7 Addition or deletion of tests or measures

8 Number of participants

9 Age range of participants

10 Inclusion criteria

11 Exclusion criteria

12 Safety monitoring

13 Duration of exposure to the IMP

14 Change of posology (dosage scheme) of the IMP

15 Change of comparator

16 Statistical analysis

Amendments related to the trial arrangements

17 Change of the principal investigator or addition of new one

18 Change of the co-ordinating investigator

19 Change of the trial site or addition of new sites

20 Change of the sponsor or legal representative

21 Change of the CRO assigned significant tasks

22 Change of the definition of the end of the trial

Amendment related to the IMP

Changes to investigational medicinal product quality data concerning:

23 Changes of name or code of IMPs

24 Immediate packaging material

25 Manufacturer(s) of active substance

26 Manufacturing process of the active substance

27 Specifications of active substance

28 Manufacture of the medicinal product

29 Specification of the medicinal product

30 Specification of excipients where these may

affect product performance

31 Shelf-life including after first opening and reconstitution

Major change to the formulation

32 Storage conditions

33 Test procedures of active substance

34 Test procedures of the medicinal product

35 Test procedures of non-pharmacopoeial excipients

Changes to non-clinical pharmacology and toxicology data where

this is relevant to the ongoing trials (i.e. altered risk:benefit assessment

36 Results of new pharmacology tests

37 New interpretation of existing pharmacology tests

38 Result of new toxicity tests

39 New interpretation of existing toxicity tests

40 Results of new interaction studies

Changes to clinical trial and human experience data where this is

relevant to the ongoing trials (i.e. altered risk:benefit assessment

41 Safety related to a clinical trial or human experience with

the investigational medicinal product

42 Results of new clinical pharmacology tests

43 New interpretation of existing clinical pharmacology tests

44 Results of new clinical trials

45 New interpretation of existing clinical trial data

46 New data from human experience with the investigational medicinal product

47 New interpretation of existing data from human experience with the investigational medicinal product

One amendment could refer to several changes in the protocol or scientific supporting documents.

The documentation that will be included in the submission should cover the following information:

1 Covering letter, including the reasons for the amendment in one or two sentences, a brief description of the changes that are included in the amendment, the names of the documents that are modified, and the reason for qualification as substantial.

2 The amendment application form, containing the identification of the clinical trial, the sponsor and the amendment (sponsor’s amendment number, date and/or version) and a description of the amendment and the reason. This Clinical Trial Amendment form is available on the EudraCT website.

3 An extract of the modified documents, where applicable, showing both the previous and new wording, where applicable. If a substantial amendment changes data in the original EudraCT Application Form a new corrected version of the XMLfile must be submitted on diskette/CD-Rom. The paperwork needs to include a printout of the revised application form with the changes highlighted.

4 The new version of the modified documents, where applicable, identified with updated number of version and date.

Any supporting documentation could include:

• Summaries of data, if applicable;

• An updated overall risk benefit assessment, where applicable;

• Possible consequences for subjects already included in the trial;

• Possible consequences for the evaluation of the results.

A substantial amendment will be assessed by the accredited Ethics Committee within a period of 35 days. The aEC can decide to assess certain substantial amendments more efficiently, i.e. through a subcommittee on an expedited basis.

3.1.2 Non-substantial amendments

Non-substantial amendments should be recorded and filed by the sponsor and should be available on request for inspection at the trial site and/or the sponsor's premises as appropriate.

Examples of non-substantial amendments are typing errors and administrative changes like changes in names, telephone numbers and other contact details of involved persons mentioned in the submitted study documentation.

Non-substantial amendments are also those amendments assumed to be nonsubstantial as assessed by the sponsor. Also amendments as mentioned on the above list could be non-substantial as justified by the sponsor.

BRON: CCMO

LINK: www.ccmo.nl